적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀 도서 리뷰
요즘 신규사업 프로젝트를 2개 진행하고 있는데 거기에 새로운 사업 발굴도 진행하면서 업무 프로세스 개선 T/F도 하다보니 생전 안하던 야근을 밥 먹듯이 하고 있습니다. 아침에 출근해서 오전 회의 하고 오후에 회의 두 개 하고 나면 책상에 제대로 앉아보지도 못하고 퇴근시간이 되기 일쑤입니다. 물론 회의도 업무긴 하지만 책상에 앉아서 생각도 하고 정리도 하고 문서도 만들고 해야 업무가 진행이 되기때문에 이런 일들은 보통 퇴근 시간이후에야 하게 됩니다.
한달가까이 이런 생활을 하다보니 드는 생각은 '이래서는 안되겠다, 뭔가 개선하지 않으면 안되겠다' 였습니다. 그러다가 눈에 들어온 책이 있어서 소개드릴까 합니다. '적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비법' 이라는 책인데요 특히 하루 업무시간중에 불필요한 일들을 정리하여 시간을 만드는 방법에 대해서 조언해주는 부분이 저한테는 가장 도움이 많이 되었습니다. 또한 거절하는 법 안 맞는 간섭하는 상사를 대하는 법, 체력 등 자기관리하는 법 같은 직장생활을 하려면 이렇게 해라라는 바이블 같은 책이라는 느낌도 들더군요
자 그럼 내용을 한 번 살펴볼까요?
이 책만 읽으면 생산성이 향상되고 일도 빨리 정리되고, 야근도 안하고 성과도 낼 수 있다고 하는데 일하는 방식과 습관을 개선하게 되면 이 책에서 말하는 것처럼 하루 90분의 시간을 절약할 수도 있겠다는 생각이 듭니다.
할일이 너무 많은데 어떤 일을 해야할지 모르겠다면 이 책을 사라고 까지 하는군요 ㅎㅎ 아래는 이 책의 핵심내용인 생산성 업무 공식의 6단계 결정-계획-집중-처리-채우기-관리 에 대해서 언급하고 있네요
저자인 로라 스택은 20여년간 근로자들의 생산성을 향상시켜주는 일을 해왔고 많은 강연과 세미나를 통해 생산성을 향상시키고 시간을 아끼면서 성과를 창출하는 법을 전파해 왔다고 하네요
서론에서는 이 책을 집필하게된 계기와 배경에 대해서 얘기하고 있고 그 다음장부터 저자가 창안한 생산성 업무 공식 6단계에 대한 상세한 설명으로 구성되어 있습니다.
무엇보다 각 장마다 2페이지 정도로 요약 정리가 되어 있어서 해당 내용을 다시 찾아봐야 할 때는 책을 뒤적이지않아도 전반적인 내용을 다시 확인 할 수 있도록 되어 있어서 좋은 것 같습니다.
이 책을 쓰게 된 계기이기도 하고 20여년간 생산성 향상에 대한 일을 하게 된 계기는 '할일은 많지만, 적게 일하고 많은 것을 성취하고 싶다'라는 공통적인 문제와 바램에서 출발하고 있습니다. 지금의 저의 상황과 딱 맞아 떨어져서 단숨에 읽은 것 같네요
저자는 생산성 향상을 통해 업무 시간을 줄이고 성과를 더 내기 위해서 아래의 6단계의 생산성 업무흐름 공식을 제안하고 있습니다.
어떤 일을 할지 결정하고(결정하라) - 결정한 일을 할 시간을 계획하고(계획하라) - 해당 시간에는 최대한 집중해서 업무를 처리하고(집중하라) - 쏟아지는 정보들을 신속하게 처리하고(처리하라) - 지속적으로 모니터링하여 비효율을 줄이고(채워라) - 업무 처리를 위한 에너지를 유지하고 관리(관리하라)하라고 말이죠
아래 그림과 같이 유기적인 순환구조를 계속 반복하면서 생산성을 향상 시키는 방향으로 계속 노력하라고 말하고 있네요
해당 내용만 보면 무슨 내용인지 알 것 같긴한데 실제 해보려고 하면 막상 어떻게,무엇부터 해야할지 쉽게 떠오르지는 않더군요 그래서 서론 이후에 1장부터 6장까지는 각 단계 단계마다 어떻게 수행을 하는지에 대해 자세하게 설명을 하고 있습니다.
먼저 1장에서는 불필요한 일을 줄이고 어떤 업무를 할지 그리고 우선순위를 어떻게 할지를 결정하게 됩니다. 아래 나오는 시간을 낭비하는 예들을 보면 저만 보더라도 모두 해당되더군요. 특히 요즘은 회의가 너무 많아서 다른 나쁜 예를 못하고 있었지만 다시 생각해보면 그런 행동들 하나하나가 그동안 업무 시간을 야금야금 뺏고 있었던 것 같습니다.
책에 예로 나왔던 하루에 트위터 사용시간 20분을 줄이면 1주일에 100분, 1년 52주로 따지면 5200 분이 되어 계산을 해보면 1년동안 10.8일이나 되더군요 다르게 생각하면 하루 20분의 트위터 사용이 10일간의 휴가와 맞먹는다는 얘기가 됩니다. 이렇게 실제 업무에 도움이 되지 않는 행동들을 줄여나가는 것이 업무시간를 보다 효율적으로 사용하게 만들어 준다고 얘기하고 있습니다.
2단계에서는 이렇게 정리된 할 일들을 할 수 있는 시간을 계획하는 일입니다. 일할 시간을 배정하고 자체적인 납기도 정하고 하여 스케쥴을 잡도록 합니다.
무엇보다 스케쥴을 잡을 경우 업무 시간이 부족하게되면 참석하지 않아도 될 회의나 업무 요청, 부탁등에 대해서 거절할 수 밖에 없는데 거절의 가이드라인도 아래와 같이 제공하고 있습니다.
3장의 집중하라에서는 배정된 시간에 일을 끝낼 수 있도록 방해요소를 제거하여 집중하는 방법에 대해 얘기하고 있는데 제가 사용하는 방법인 차음되는 헤드폰으로 음악을 듣는 내용에 대해서도 언급하고 있네요 재밌는 건 사람마다 집중하게 만드는 음악이나 장르가 따로 있다고 하는 군요
특히 멀티태스킹을 하지말고 한가지 일에만 집중하라고 가이드 하고 있습니다. 또한 집중을 위해 핸드폰 전원도 잠시 꺼두라고도 얘기하는데요 스마트폰으로 바뀌면서 예전보다 더 많은 방해를 받는 건 사실인 것 같습니다.
4단계인 처리하라에서는 정보 과잉의 새대에서 어떻게 자료를 관리하고 처리할 것인가에 대해 얘기하고 있습니다. 저도 회사에서 사내 인트라넷으로 오는 다량의 이메일때문에 읽고 답메일을 쓰다보면 오전이 다 가는 경우도 많더군요. 요즘은 소셜 미디어로부터 오는 정보들의 양도 엄청나기때문에 여러 정보들을 어떻게 선별하고 업무에 사용할 것인가에 대한 방법에 대해 제안하고 있습니다.
아래와 같은 기본적인 정보처리 기술도 한 번 적용해 보시면 좋을 것 같네요 저의 경우에는 되도록 메일을 읽으면서 바로 처리를 하는 편인데 이게 쌓이고 시간이 너무 지체되면 여러가지 문제가 많더군요 그래서 바로 처리 가능한 것들은 읽는 즉시 처리해버리고 제가 직접 처리가 안되는 것들은 바로 처리가 가능한 사람에게 토스(위임)해버립니다.
오래 직장생활을 하신분들의 경우 이미 이메일등의 정보들을 처리하는 방법들을 가지고 계실테지만 되도록 시스템적으로 처리하도록 추천하고 있습니다. 프로그램이나 서비스도 적극 이용해서 말이죠
5단게에서는 기존에 설명했던 1~4단계 결정하라-계획하라-집중하라-처리하라 를 완전하게 하기 위한 나머지 내용들을 설명하고 있습니다. 특히 조직에 대한 얘기들을 많이 하고 있는데 업무 공식 흐름대로 프로세스가 잘 돌아갈 수 있도록 수정하고 보완하고 개선하는 작업을 통해서 빈틈을 점점 매워가는 일입니다.
업무를 방해하는 요소중에 눈에 들어오는 내용은 바로 사사건건 간섭하는 상사입니다. 우선적으로는 맞추려고 하고 필요한 경우에는 그런 상황에서 일할수 없다고 말하라고 하는군요 사실 한국적인 직장 문화에서는 좀 적용하기 어렵다고 느껴지는 얘기긴 합니다.
'까라면 까는거다' 라는 말이 적용되는 회사들이 아직 많기때문에 혹시나 상사에게 직접적으로 그런 상황을 설명한다면 인사고과에서 불이익을 당할께 뻔하기 때문입니다. 하지만 저희 부서만 해도 글로벌 인력들이 많이 영입되면서 분위기 자체가 많이 바뀌는걸 보니 우리나라에서도 이런 내용들을 적용해 볼 수 있는 날이 점점 다가올 것 같다는 생각은 드네요
상사와의 관계를 개선하는 것 만큼 팀워크를 만드는 것도 중요합니다. 제대로 된 팀이 있다면 어떤 일이던 해낼 수 있다고 할 정도로 팀구성이나 팀내 소통, 적절한 책임과 권한 분배는 매우 중요합니다. 만약 팀이 제대로 돌아가지 않는 다면 업무에도 엄청난 지장을 초래하겠지요 그리고 업무의 종류에 따라서는 혼자서 끙끙대는 것보다 팀원들이 모여서 회의를 통해서 정하는 것이 더 효율적으로 끝나는 경우도 많기 때문에 효율적인 팀구성과 관리도 개인의 업무 효율성을 높이는데 중요한 요소하고 할 수 있겠습니다.
생산성 업무흐름 공식 마지막 단계인 6단계에서는 자기관리에 대해 얘기하고 있습니다. 보통 역량관리라면 영어 등급이 어떻게 되고 업무를 위한 역량이 어떤 것이 있는지를 보지만 여기서는 기본적인 내용부터 짚고 있습니다. 업무를 잘하기 위한 역량으로 에너지를 얘기하고 있는데 잘 자고 잘 먹고 운동하고 행복을 느끼는 활동을 통해서 업무를 위한 에너지를 재충전하는 것이 중요하다고 얘기하고 있습니다.
워커홀릭으로 계속 일만하는 건 마치 배터리가 방전되는 것과 같다고 표현하고 있는데요 가만 생각해보면 그동안 야근을 하면서 축적된 에너지를 꺼내 쓰기만 했던 것 같습니다. 다시 채우지 않으면 핸드폰 배터리 방전되는 것처럼 방전되어 건강을 해치게 될까봐 걱정이 되는군요 일을 열심히 하는 것만큼 다시 에너지를 채우는 일에도 신경을 써야겠다는 다짐은 해봅니다.
지금까지 적게 일하면서 많이 성취하는 사람의 비밀에서 제안하고 있는 생산성 업무흐름 공식에 대한 내용을 살펴봤는데요 이 책 리뷰를 진행하면서 기존에 진행하던 프로젝트 중에 하나에서 몸을 빼게 되면서 업무량이 좀 줄게 되었네요. 업무의 효율성을 내기위해 적절한 양의 업무를 받는 것이 무엇보다 선행되야 한다는 점을 새삼 느끼게 되었습니다. 적절한 업무를 받고나서 업무 효율성을 높인다면 보다 생산적인 일에 몰두할 수 있지 않을까 합니다.
마지막으로 인생에서 직장생활은 전부가 아니라 삶을 행복하게 만들어줄수 있는 돈을 버는 곳이다 라는 누군가의 얘기가 문득 생각나는 군요. 직장, 가정, 인간관계, 건강의 밸런스가 유지될때 가장 행복을 느낄 수 있지 않나 합니다.
이상 적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀 도서 리뷰였습니다.
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